آئین نامه دفاتر نمایندگی انجمن صرع ایران
انجمن صرع ایران در راستای اهداف خود مبنی بر گسترش و اشاعة خدمات در سراسر کشور و به استناد مادة سه اساسنامه ( فعالیت در سطح ملی)، همچنین با هدف تمرکززدایی خدمت رسانی به بیماران مبتلا به صرع ، دفاتر نمایندگی را در سراسر کشور فعال می نماید.
آئین نامة فعالیت نمایندگی ها در دو بخش اجرایی و مالی، به شرح ذیل است:
بخش اول: اجرایی
مادة 1 : ایجاد دفتر نمایندگی با درخواست کتبی متقاضی که از متخصصین مغز و اعصاب خواهد بود، صورت می گیرد و به صورت داوطلبانه خواهد بود.
تبصره 1-1- درخواست متقاضی جهت تأسیس دفتر نمایندگی انجمن صرع در استان مربوطه، ابتدا لازم است به تأیید مدیرعامل رسیده و سپس توسط هیئت مدیره تصویب شود. در این صورت به فرد متقاضی به مدت دو سال مسئولیت نمایندگی ابلاغ خواهد شد.
تبصره 2-1- با توجه به ملی بودن فعالیت انجمن صرع ایران، نماینده موظف است پس از دریافت حکم نمایندگی، تصویری از مجوز وزارت کشور انجمن صرع و حکم فعالیت خود را در مکان نمایندگی به نمایش بگذارد.
تبصره 3-1- تمدید دوره مسئول نمایندگی با تأیید مدیرعامل انجمن بلامانع خواهد بود.
تبصره 4-1- در صورت نیاز به دفتر نمایندگی و فقدان متخصص مغز و اعصاب در شهر مربوطه، فرد درخواست کننده به عنوان “مسئول اجرایی”، مطابق با سیاست های انجمن مشغول به کار خواهد شد.
تبصره 5-1- در صورتی که نماینده به هر دلیلی، امکان ادامة همکاری نداشته باشد، لازم است دو ماه قبل به دفتر مرکزی، به صورت مکتوب اعلام نماید.
مادة 2 : وظایف نمایندة انجمن:
تبصره 1-2-تعیین مکان نمایندگی با استفاده از پتانسیل و قابلیت های منطقه و با همکاری دفتر مرکزی خواهد بود.
تبصره 2-2- تجهیزات و تأمین امکانات اداری جهت شروع فعالیت دفتر نمایندگی با بررسی و دریافت امکانات موجود در منطقه می باشد.
تبصره 3-2- بدیهی است در شروع فعالیت دفتر نمایندگی، با معرفی نمایندة انجمن، یک نفر به عنوان نیروی اجرایی تعیین می شود.
تبصره 4-2- فعالیت نیروی اجرایی در بدو امر، تا زمان جذب منابع نقدی و غیرنقدی از محل خیرین و مشارکت های مردمی منطقه، به صورت داوطلبانه خواهد بود. پس از درآمدزایی و با ارائة گزارش اجرایی و مالی به دفتر مرکزی، تلاش برای تأمین نیروهای اجرایی خواهد شد.
تبصره 5-2- نماینده می تواند گروهی متشکل از متخصصین، خیرین و مسئولین منطقه را جهت پیشبرد اهداف انجمن مطابق با اساسنامه تشکیل دهد.
تبصره 6-2- مسئول نمایندگی موظف خواهد بود در راستای هماهنگی و اثربخشی فعالیت ها و همچنین اطلاع رسانی و آگاهی بخشی آحاد جامعه از هویت بصری انجمن شامل: سربرگ های اداری، پاکت، کارت ویزیت و همچنین آرم، تاریخ ثبت انجمن و لوگوی دفتر مرکزی استفاده نماید.
تبصره 7-2- تمامی اوراق اداری دفتر نمایندگی طبق محتواهای دفتر مرکزی و با ذکر نام شهر مربوطه خواهد بود.
مادة 3 : حدود اختیارات و اهم فعالیت های دفاتر نمایندگی انجمن صرع با توجه به مادة 9 اساسنامه و دفتر مرکزی به شرح ذیل می باشد:
– بیماریابی و پذیرش افراد مبتلا به صرع
– فعالیت های آموزشی و پژوهشی بر اساس دستورالعمل و برنامة یک سالة دفتر مرکزی.
– ایجاد ارتباط با نهادهای دولتی و غیردولتی
– جلب مشارکت و جذب خیرین
– ارائة خدمات مددکاری و حمایتی
مادة 4 : شرایط عضویت:
تبصره 1-4-پذیرش عضویت (پیوسته، وابسته و افتخاری) در نمایندگی ها به صورت سیستم الکترونیکی و شبکه و اتصال به بانک اطلاعاتی اعضای دفتر مرکزی خواهد بود.
تبصره 2-4- در صورت نداشتن امکانات الکترونیکی، پذیرش عضویت به صورت دستی بوده و لیست اعضاء به صورت ماهانه به دفتر مرکزی ارسال خواهد شد.
تبصره 3-4- صدور کارت عضویت بیماران به صورت یکسان، پس از دریافت اطلاعات ارسالی، توسط دفتر مرکزی انجام خواهد شد و نسخه ای از لیست اعضاء با شماره عضویت ثبت شده در دفتر مرکزی، برای دفتر نمایندگی ارسال خواهد شد.
بخش دوم: مالی
مادة 5 : تمامی وجوهات دریافتی نمایندگی ها به حساب انجمن صرع ایران واریز خواهد شد.
تبصره 1-5- اسناد و گزارش مکتوب ماهانة وجوه دریافتی اعم از هدایا، فیش های واریزی و کمک های غیرنقدی اعم از منقول و غیرمنقول، به همراه لیست هزینه ها، لازم است طی گزارشی مکتوب، حداکثر تا بیست و پنجم هر ماه، به دفتر مرکزی تحویل شود.
تبصره 2-5- اسناد مربوط به هزینه های انجام شده توسط دفتر نمایندگی، هر ماه به دفتر مرکزی ارائه خواهد شد.
تبصره 3-5- بدیهی است دفتر مرکزی انجمن، پس از دریافت گزارش از درآمد و هزینه های انجام شده توسط نمایندگی، ظرف مدت یک ماه نسبت به پرداخت تنخواه و یا تأمین هزینه های انجام شده اقدام خواهد کرد.
مادة 6 : با توجه به گزارش عملکرد اجرایی، مالی و نیاز منطقه، با تأیید و پیشنهاد مدیرعامل و تصویب هیئت مدیره، مبلغی از محل جذب مشارکت های مردمی انجمن صرع ایران، جهت تقویت و حمایت نمایندگی اختصاص داده خواهد شد.
تبصره 1-6- به کارگیری نیروی انسانی اعم از داوطلبانه، پاره وقت، تمام وقت و به هر شیوة دیگری از نظر تعهدات مالی و قانونی بر اساس میزان جذب کمک های خیرین منطقة تحت پوشش و بر اساس نیازهای دفتر نمایندگی توسط دفتر مرکزی قابل رسیدگی و اجرایی خواهد بود.
تبصره 2-6- پرداخت هر گونه پاداش و حق الزحمه به نیروهای اجرایی دفاتر نمایندگی، بر اساس پیشنهاد نماینده و بررسی مدیرعامل و تصویب هیئت مدیرة انجمن انجام خواهد شد.